Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.
Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Параметры Access - Настройка - Выбрать команды из / Вкладка «Работа с базами данных – выбрать Диспетчер кнопочных форм и добавить в Настройки панели быстрого запуска.
Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,
в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.
Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных»
и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».
После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы»,
в котором выполняем следующее:
вводим текст: Формы для ввода данных;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;
выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».
Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент (кнопку) "Выход из БД".
В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.
Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Параметры Access/Текущая база данных, в окне Форма просмотра выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося списка, надо снять флажок Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.
На этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как на подчиненных кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов.
Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы
Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.
Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм»
и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».
в котором выполняем:
вводим текст: Студенты;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;
выбираем из списка кнопочную форму: Студенты, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Студенты». После создания по такой же технологии элемента «Группы студентов», он тоже будет отображаться в окне.
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной форме». Нажимаем на кнопке «ОК»
и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы».
Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке "Формы ввода данных", откроется "Формы ввода данных".
Создание элементов для кнопочной формы "Отчеты" осуществляется по той же технологии, в результате получим.
Создание подчиненной кнопочной формы: запросы
Для создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость_студентов» с главной кнопочной формой) и создать макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
При создании макроса "Успеваемость студентов" надо выбрать вкладку "Макросы" и щелкнуть на пиктограмме "Создать", откроется окно диалога "Макрос". В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду "Открыть Запрос" и из раскрывающегося списка выберите имя запроса "Успеваемость студентов",
затем щелкните на кнопке "Закрыть". В появившемся окне "Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?" щелкните на кнопке "Да". Откроется окно "Сохранение", в котором надо указать имя макроса "Успеваемость студентов" и щелкните на кнопке "ОК".
Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД. После создания и сохранения макроса "Параметрический_запрос" в окне БД будут отображаться имена созданных макросов.
Для создания элементов кнопочной формы запроса "Успеваемость студентов" необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется "Диспетчер кнопочных форм".
Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы»,
в котором выполняем:
вводим текст: Отчет: Успеваемость студентов;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;
выбираем из списка кнопочную форму: Успеваемость студентов, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Отчет: Успеваемость студентов». После создания по такой же технологии элемента «Параметрический_запрос», он тоже будет отображаться в окне.
Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и "Диспетчер кнопочных форм". В окне БД на вкладке "Формы" щелкнем на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма "Запросы".
Таким образом, создана кнопочная форма "Запросы", которая является подчиненной кнопочной формой.
Макрос – это набор из нескольких команд на языке Visual Basic , который позволяет упростить или запрограммировать операции с базой данной. Как правило, макросы записываются в автоматическом режиме, поэтому нет необходимости в знании языка Visual Basic. Макросы программируют рутинные операции, с их помощью удобно создавать главное меню прикладной системы и подчиненные меню, организовывать поиск данных и т.д.
Как правило, макросы связаны с “реакцией на событие” управляющих элементов Access 2007. События определяют, что происходит при нажатии кнопки, входе или выходе из поля БД, открытии или закрытии формы или отчета.
Создание кнопок для запуска форм
Создадим форму “Панель кнопок” для вызова некоторых форм Покупатель , Товар и Заказ нашей базы данных. Для этого выберем вкладку Создание на панели инструментов СУБД, а затем нажмем кнопку Макрос . На экране появится окно Макрос1. В нем имеется таблица с двумя полями. Первое из них предназначено для макрокоманд, второе – для аргументов.
Нажмем на панели БД закладку Форма, выберем форму “Покупатель” и перетащим ее в первую строку таблицу определения макроса в столбец Макрокоманда, при этом появится текст ОткрытьФорму , в правой части окна появится название формы. Закроем макрос, сохраним его с именем “Покупатель”.
Замечание. Можно непосредственно из списка макрокоманд выбрать макрокоманду ОткрытьФорму, а затем в параметрах (в нижней части экрана) указать форму «Покупатель».
Теперь создадим форму для размещения кнопок. Выберем вкладку Создание в окне базы данных, затем команду Пустая форма . Перейдя в режим конструктора, перетащим созданный нами макрос “Покупатель” на форму. Там появится кнопка с надписью Покупатель . При просмотре списка можно обнаружить, что в свойстве Нажатие кнопки записано имя макроса «Покупатель».
Закроем форму и сохраним ее с именем “Панель кнопок”. Для проверки работы откроем форму и нажмем кнопку Покупатель . На экране появится созданная нами ранее форма “Покупатель”, с помощью которой можно просматривать и вводить данные по покупателям.
Задание
- Создать в форме “Панель кнопок” кнопки Товар и Заказ для форм “Товар” и “Заказ с полем со списком”.
- Добавить в форму “Панель кнопок” заголовок Основные формы ввода данных.
- Задайте разный тип оформления для элементов формы.
Макросы. Автоматический запуск макроса при открытии БД
При открытии БД Access удобно вывести на экран определенную форму, например, панель кнопок управления приложением. Сделаем так, чтобы при открытии нашей базы данных выводилась форма “Панель кнопок ”.
Для этого выберем вкладку Создание, нажмем кнопку Макрос , при этом появится пустое окно макроса в режиме конструктора. Нажмем на поле в столбце Макрокоманда , из списка выберем макрокоманду ОткрытьФорму . В поле Имя формы укажем форму “Панель кнопок”. Закроем макрос и сохраним его с именем “AutoExec”.
Теперь закроем нашу БД и откроем ее. При этом автоматически откроется форма “Панель кнопок”. Чтобы открыть БД без автоматического открытия этой формы, надо при открытии базы данных удерживать нажатой кнопку Shift.
Теперь отменим автоматический запуск “Панели кнопок”. Для этого переименуем макрос “AutoExec” в “AutoExec1.
Задание состоит в том, чтобы реализовать функцию автозапуска для своей базы данных.
С помощью главной кнопочной формы можно осуществлять навигацию по формам и отчетам базы данных. Пользователю базы данных нет необходимости просматривать всю структуру базы. Пользователь с помощью форм может внести изменения в таблицы и затем получить отчеты с учётом новых данных. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы.
Для создания главной кнопочной формы нужно воспользоваться инструментом Диспетчер кнопочных форм. Если на вкладке Работа с базами данных этого инструмента нет, то его можно добавить на Панель быстрого доступа.
Для этого на вкладке Файл, выбрать Параметры, затем Панель быстрого доступа. После этого на вкладке Настройка панели быстрого доступа надо выбрать из раскрывающегося списка строку Вкладка «Работа с базами данных» и в списке команд выделить Диспетчер кнопочных форм (рис. 1. 31).
Создание главной кнопочной формы:
1. открыть базу данных;
2. обратиться к «Диспетчеру кнопочных форм» (рис. 1. 32);
3. если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку «Да».
1. дальнейшая работа будет производиться со стандартной кнопочной формой;
2. нажать кнопку «Изменить»;
3. нажать кнопку «Создать» (рис. 1. 33).
1. в поле «Текст» введите текст названия первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда;
2. для создания второй кнопки используйте команду «Создать», после чего открывается окно «Изменение элемента кнопочной формы» для новой кнопки (рис. 1. 34).
Получаем главную кнопочную форму (рис. 1. 35).
Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажмите кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками «Вверх» или «Вниз».
Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку «Закрыть».
Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажмите кнопку «По умолчанию».
При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items». Эта таблица описывает текст и действия кнопок созданной формы. Если позднее появится необходимость внести изменение в кнопочную форму, то сначала необходимо удалить соответствующую ей таблицу «Switchboard Items», а затем внести изменения.
Отчеты
Отчеты служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства. При создании отчета MS Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в одном запросе.
Структура отчетов состоит из разделов и элементов управления. Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Структура готового отчета отличается от структуры формы увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц. Чем больше страниц занимает отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы. Если для каких-то полей отчета применена группировка, количество разделов отчета увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в отдельных разделах.
Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора. Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отличие от электронных форм.
Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.
Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц базы, которые могут быть использованы для вывода на бумагу.
Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.
Автоотчет - самый простой вид отчета (рис. 1. 36). Для создания автоотчета надо на панели Навигации выделить объект, для которого создается отчет, открыть вкладку Создать, Отчет.
При этом получаем электронный вид отчета, содержащий все поля объекта.
С помощью Мастера отчетов.
В этом случае создается простой настраиваемый отчет в четыре шага:
· выделение объекта;
· в группе Отчеты выбрать Мастер отчетов;
· выбрать поля для отчета;
· выберите требуемый порядок сортировки полей;
· выберите вид макета отчета.
При этом получаем электронный вид отчета, содержащий только требуемые поля объекта (рис. 1. 37).
Раздел 2. Лабораторный практикум
Лабораторная работа № 5.
Тема: Создание кнопочных форм.
Цель: Научиться создавать, редактировать кнопочные формы.
Задание
Создать главную кнопочную форму и дополнительные кнопочные формы для работы с базой данных.
Основные сведения
Надстройка Access диспетчер кнопочных форм
Надстройки Access – это базы данных, в которых содержатся процедуры и связанные с ними объекты. Существует три типа надстроек:
· надстройки меню
· построители
· мастера
Мастера и построители являются контекстно-зависимыми надстройками. Они запускаются, когда пользователь пытается выполнить определенные действия. Надстройки меню являются контекстно-независимыми и вызываются из меню Сервис Þ Служебные программы. Примером надстройки меню является диспетчер кнопочных форм.
Кнопочные формы (или меню) – это формы в приложении, которые предоставляют доступ к компонентам и подсистемам приложения. Переключение между компонентами происходит посредством щелчков на кнопках. Конечно, можно строить кнопочные формы в режиме конструктора, создавая для каждой кнопки процедуру обработки события Нажатие кнопки . Но в случае, когда приложение включает множество форм и отчетов, эта работа может быть очень трудоемкой.
Диспетчер кнопочных форм применяет сложную технику для управления всеми кнопочными формами через одну кнопочную форму, создает таблицу-драйвер Элементы кнопочной формы и позволяет создать до восьми элементов в каждой кнопочной форме. Если требуется больше восьми кнопок, то недостающие создаются вручную путем написания процедур или создания макросов. При своем запуске диспетчер ищет в текущей базе данных таблицу с именем Switchboard Items , и если ее нет, он начинает создавать новую кнопочную форму.
В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм все формы называются страницами. Здесь задаются имена всех кнопочных форм приложения.
В диалоговом окне можно изменять имена форм, редактировать элементы форм (кнопка Изменить …), удалять элементы (кнопка Удалить ) или изменять позицию элемента (кнопки Вверх и Вниз ).
В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы указываются три параметра:
· Текст – имя элемента, которое появится на кнопке в кнопочной форме.
· Команда – команда, которая будет выполнена, когда пользователь щелкнет по кнопке.
· Форма – содержимое этого поля зависит от значения поля Команда.
Рис. 5.1. Создание кнопки для добавления нового клиента.
После создания кнопочных форм на вкладке окна базы данных Таблицы появится таблица Switchboard Items , а на вкладке Формы – форма Switchboard , которую можно переименовать. Но чтобы переименовать таблицу Switchboard Items , нужно менять все ссылки на нее в процедурах VBA (Visual Basic for Applications), хранящихся вместе с этой кнопочной формой.
Технология работы
C оздание кнопочной формы
1. Откройте базу данных.
2. Выберите команду Сервис ® Служебные программы ® Диспетчер кнопочных форм .
 |
Рис.5.2 Кнопочная форма Формы.
3. На вопрос о создании новой кнопочной формы ответьте Да .
4. В появившемся окне Диспетчер кнопочных форм нажмите кнопку Создать .
5. Задайте имя дополнительной кнопочной формы – Формы . Нажмите ОК .
6. Аналогичным образом задайте имя Отчеты для второй дополнительной кнопочной формы и имена Форма Клиент и Форма Заказы, Отчет ОтчетОКлиентах, Счет и Выход для остальных.
7. В окне Диспетчер кнопочных форм выберите Main Switchboard (Главную кнопочную форму) и нажмите кнопку Изменить.
8. В окне Изменение страницы кнопочной формы нажмите кнопку Создать .
9. В окне Изменение элемента кнопочной формы укажите параметры:
Текст: Формы
Команда: Переход к кнопочной форме
Форма: Формы
10. Нажать ОК.
11. Параметры для кнопки Отчеты задайте аналогичным образом.
12. Для кнопки Выход задайте параметры:
Текст: Выход
Команда: Выйти из приложения
13. Нажмите кнопку Закрыть.
14. В окне Диспетчер кнопочных форм выберите форму Формы и нажмите кнопку Изменить .
15. В окне Изменение страницы кнопочной формы нажмите кнопку Создать.
16. В окне укажите параметры:
Текст: Работа с формой Клиент
Команда: Переход к кнопочной форме
Форма: Форма Клиент
17. Нажать ОК.
18. Аналогичным образом укажите параметры для работы с Формой Заказы
19. Предусмотрите кнопку для возврата в Главную форму:
Текст: Возврат
Команда: Переход к кнопочной форме
Форма: Main Switchboard .
20. Нажать Закрыть .
21. В окне Диспетчер кнопочных форм выбрать форму Форм аКлиент и нажать кнопку Изменить .
22. В окне Изменение страницы кнопочной формы нажать кнопку Создать .
23. В окне Изменение элемента кнопочной формы указать параметры:
Текст: Новый клиент
Команда: Открытие формы в режиме добавления
Форма: Клиент
24. Нажмите ОК.
25. В окне Изменение страницы кнопочной формы снова нажмите кнопку Создать .
26. В окне Изменение элемента кнопочной формы укажите параметры:
Текст: Редактирование
Команда: Открытие формы в режиме редактирования
Форма: Клиент
27. Нажмите ОК.
28. Аналогично п. 21-27 создайте кнопки для работы с формой Заказы
29. Аналогично п.19 создайте кнопку для возврата в предыдущую форму.
30. В окне Диспетчер кнопочных форм выберите форму Отчеты , нажмите кнопку Изменить и создайте элементы кнопочной формы Отчеты (просмотр отчетов и возврат).
31. Отредактируйте Кнопочную форму в режиме конструктора.
1. Тема лабораторной работы.
2. Цель лабораторной работы.
3. Технология создания кнопочной формы.
Всем привет! В этой статье я расскажу как создать кнопку в базе Microsoft Access.
Создание кнопок на форме не зависит от того, какая версия Access у вас установлена (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В данной статье я покажу 2 способа создания кнопок на форме в базе данных Acceess: с помощью мастера и с помощью макроса.
Как это сделать?
Шаг 1. Создание формы
Если у вас нет формы, ее нужно создать. Более подробно как создаются формы можно посмотреть . Переходим на вкладку «создание», пункт «Мастер форм». Далее выбираем таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться форма. Далее выбираем необходимые поля и нажимаем «Далее».
Выбираем внешний вид формы.
Задаем имя формы и нажимаем «Готово».
Открываем форму в режиме конструктора. Как создать кнопку в базе Microsoft Access будет описано во втором шаге.
Шаг 2. Создание кнопки с помощью мастера
На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Здесь необходимо выбрать необходимую категорию и задать определенное действие. Выберем «Предыдущая запись» и нажмем «Далее».
Выбираем, что отображаем на кнопке: текст или рисунок. Оставляем рисунок по умолчанию и нажимаем «Далее».
Задаем имя кнопки и нажимаем «Готово».
Теперь создадим кнопку с текстом. Снова перейдем в мастер кнопок, выберем «Следующая запись».
Шаг 3. Создание кнопки с помощью макроса
На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Нажимаем «Отмена».
Дважды щелкаем по созданной кнопке, чтобы открыть окно свойств. Переходим на вкладку «События» пункт «Нажатие кнопки». Нажимаем кнопку с тремя точками.
Выбираем «Макросы», нажимаем ОК.
